Vijf tips om het onderste uit de kan te halen met VoIP
Allereerst is VoIP een acroniem voor “voice over internet protocol”.
Dit is een technologie die mensen de flexibiliteit geeft om te communiceren via een digitaal netwerk.
Het neemt een analoog signaal, zoals een telefoongesprek, en zet dat om in digitale gegevens die via het Internet kunnen worden verzonden.
Ik weet zeker dat alle bedrijven efficiënte en kosteneffectieve communicatiemiddelen willen gebruiken, dus is het niet ongewoon dat veel bedrijven de VoIP telefooncentrale tegenkomen.
Laten we eens kijken naar de voordelen die het systeem biedt voor zakelijke communicatie.
Hoewel veel werk wordt gedaan via internet en netwerkcommunicatie, vormen telefoongesprekken nog steeds een belangrijk onderdeel van de dagelijkse communicatie.
Het probleem met traditionele bureautelefoons zijn de beperkingen die ze opleggen aan bedrijven die hun productiviteit willen verhogen.
Die oude bureautelefoons zijn prijzig en laten niet veel speelruimte over om de bedrijfsvoering op te voeren.
Met het VoIP-systeem heb je veel speelruimte om je communicatie uit te breiden met behulp van eenvoudige internetverbindingen.
Er zijn verschillende voordelen van Voice over Internet ten opzichte van het traditionele telefoonsysteem.
Laten we die voordelen hieronder eens bekijken!
Kosteneffectief
Zoals de naam zelf al aangeeft, gebruikt het systeem internet in plaats van telefoonlijnen om gesprekken te voeren.
De gegevens worden samengesteld en via het netwerk verstuurd.
In tegenstelling tot de kosten van typische bureautelefoons… die flink oplopen.
Van setup, installatie, onderhoud en reparaties kunnen traditionele bureautelefoons duur worden naarmate de apparatuur ouder is.
Met een VoIP telefoonnummer bespaar je geld door te besparen op de installatiekosten en zelfs op de telefoongesprekken zelf.
Volgens een onderzoeksrapport zijn de kostenbesparingen van een VoIP-telefoonsysteem:
- 90% besparing op internationale gesprekken
- 75% besparing op operationele kosten
- 40% besparing op lokale telefoonrekeningen
- 30% besparing op telefoonrekeningen
Mobiliteit
Je wilt geen telefoontjes van klanten missen, en dit is waar de VoIP “vind me” en “volg me” functie van pas komt.
Dit handige hulpmiddel stuurt je voicemails rechtstreeks naar je toegewezen e-mail terwijl je onderweg bent.
Je kunt genieten van de mobiliteit die nodig is om productief te zijn, zonder je zorgen te maken over het mogelijk missen van die belangrijke telefoongesprekken.
Verouderde technologie
Geen zorgen, het gebruik van het VoIP-systeem hoeft niet het einde te betekenen van alle manieren waarop je traditioneel op kantoor communiceert.
In feite maakt het systeem het faxen van documenten veel gemakkelijker en goedkoper voor je!
Virtueel faxen is één kenmerk van de VoIP-technologie.
Natuurlijk, soms zijn faxen nog steeds nodig om informatie te delen, maar ze hoeven niet te worden verzonden met een gedrocht van een machine die midden op de kantoorvloer staat.
Zonder de luidruchtige machines kun je faxen versturen door gebruik te maken van de e-mailaccounts die aan het VoIP-systeem zijn gekoppeld.
Interactie met klanten
Iedereen is onderweg, maar dat mag mensen er niet van weerhouden om de documenten, bestanden en informatie te ontvangen die ze nodig hebben.
Zelfs belangrijke telefoongesprekken mag je niet missen omdat iemand niet achter zijn bureau zit of op reis is.
Met het VoIP-systeem kun je kiezen waar je telefoongesprekken overgaan.
Als je op je bureau een oproep van een klant mist, kan het gesprek worden doorgeschakeld naar een ander apparaat, zoals een smartphone, tablet of laptop.
Door gesprekken door te laten leiden naar andere, meer mobiele apparaten, open je de mogelijkheid om flexibeler met klanten in contact te komen.
Veelzijdigheid
Elk bedrijf heeft andere instrumenten en middelen nodig om succesvol te zijn.
Met de VoIP-technologie kan je bedrijf op vele manieren productief zijn door gebruik te maken van de verschillende functies die het systeem biedt.
Tijdens een gesprek in de wachtrij kun je enkele van die voicemails naar tekstberichten lezen die in je inbox wachten.
Of misschien krijg je een belangrijke voicemail die iemand anders moet zien, je kunt dat bericht met een paar klikken doorsturen naar iedereen die het moet lezen.
De functies van het VoIP-systeem zijn flexibel genoeg om mee te groeien met je zakelijke behoeften.
